Transport & Logistiek: van 4 uur typen naar één klik

Een transportbedrijf in de regio Venlo verwerkte elke dag stapels vrachtbrieven en PDF-facturen handmatig. De chauffeurs leverden documenten in, en de administratie tikte alles over. Dat kostte dagelijks uren, uren die er gewoon niet waren.

NuDe situatie voor de automatisering

Elke werkdag kwamen er tientallen vrachtbrieven en facturen binnen, als losse PDF's per mail, soms ook als foto van een papieren document. Een medewerker opende elk bestand, zocht de relevante gegevens op en tikte ze handmatig over in het transportmanagementsysteem.

Fouten kwamen regelmatig voor. Een verkeerd gelezen getal betekende een foutieve factuur en een discussie achteraf. Bij drukte stapelde het werk op. Overwerk om de dag netjes af te sluiten was geen uitzondering.

StraksHoe het nu werkt

Een AI-agent leest inkomende PDF's en foto's automatisch uit. Kenteken, datum, gewicht, referentienummer: alles wordt herkend en direct klaargezet in het systeem. De medewerker controleert de gegevens in één overzicht en verstuurt met één klik.

Documenten die afwijken of onduidelijk zijn worden gemarkeerd voor extra controle. Alles wat klopt (en dat is het overgrote deel) gaat automatisch door. Geen overtikwerk meer.

Het resultaat

Gemiddeld ~15 uur per week bespaard op documentverwerking. Minder fouten, geen overwerk meer, en de administratie loopt op tijd.

Herken je dit in jouw bedrijf? Wij bouwen dit soort oplossingen op maat voor je.

Plan een gesprek